Nella prassi e del diritto commerciale sempre più frequente e necessario è dover contattare aziende, ditte individuali o professionisti titolari di Partita Iva tramite una lettera commerciale cartacea o una comunicazione inoltrata tramite email.
In questi casi si rende necessario ed opportuno rivolgersi al destinatario (persona fisica e/o giuridica) utilizzando un tono formale e rispettando un determinato registro.
Redigere un testo avente ad oggetto un contenuto commerciale può risultare complicato per le persone che non hanno molta dimestichezza o esperienza in materia commerciale.
Ma, dato che nella prassi operativa e quotidiana saper comunicare ed impostare una lettera formale o commerciale assume un ruolo sempre più rilevante e fondamentale, occorre necessariamente imparare a saper strutturare una lettera commerciale in modo certosino ed adeguato.
Invio di una lettera commerciale: premessa utile
Per scrivere una lettera commerciale da inviare ad un’impresa o professionista, è prima di tutto indispensabile conoscere la struttura della missiva e il registro linguistico più adatto per comunicare con il destinatario ricevente. Un problema molto diffuso è quello di cadere nel rischio di creare una lettera informale ed inadeguata rispetto alla finalità ed al contenuto della lettera commerciale.
Prima di procedere con l’analisi e la descrizione della struttura della lettera commerciale, è importantissimo capire quando questo tipo di corrispondenza e comunicazione commerciale debba essere utilizzata dal mittente.
La lettera formale deve essere inviata nelle comunicazioni che abbiano ad oggetto contenuti riguardanti la propria attività professionale o commerciale.
Il destinatario per configurarsi come lettera commerciale deve essere un’azienda, un ente pubblico, un libero professionista o altro soggetto dotato di Partita Iva.
Il rapporto tra il mittente ed il soggetto destinatario deve essere assolutamente formale e mai utilizzare un registro linguistico troppo confidenziale (espressioni gergali e ricorrenti nel linguaggio quotidiano).
Lettera commerciale: Struttura della missiva
Per quanto concerne la struttura della lettera commerciale, si deve inserire in alto a sinistra tutti i dati del soggetto mittente.
Quelli relativi al soggetto destinatario devono essere inseriti sulla missiva più in basso a destra e si devono utilizzare formule del tipo: “Alla cortese attenzione di…“, seguita dal titolo personale, dal nome e dall’indirizzo del destinatario, sia che si tratti di una persona fisica che di una persona giuridica, con indicazione del Cap, località, provincia, Partita Iva/Codice Fiscale, Email, contatto telefonico.
Si proceda lasciando uno spazio di un paio di righe e si specifichi l’oggetto della lettera: è molto importante compilare questo campo della missiva e non dovrebbe occupare troppo spazio.
L’oggetto della lettera commerciale deve essere assolutamente chiaro, coinciso, trasparente e il soggetto destinatario deve già intuire e capire, prima di leggere il contenuto.
Inserito l’oggetto, lasciare uno spazio di un paio di righe e procedere con la redazione del contenuto della lettera commerciale, con un incipit assolutamente formale, facendo appello alle seguenti formule: “Egregio Signor”, “Spettabile Ditta/Società + ragione sociale.
Il corpo centrale della missiva è bene che inizi con un periodo introduttivo che aiuti meglio a contestualizzare il motivo della stessa.
È importante esprimersi in maniera chiara, trasparente e coincisa attraverso frasi brevi e semplici, evitando di essere prolissi e mantenere sempre un tono formale, senza utilizzare espressioni mutuate dal linguaggio gergale e quotidiano.
Terminata la redazione della parte centrale, è necessario comunicare l’esistenza di eventuali allegati e inserire i propri contatti personali, come numero di telefono fisso, cellulare ed indirizzo email.
La lettera deve essere conclusa utilizzando un linguaggio cortese e sempre formale; è bene utilizzare espressioni formali e standardizzabili come: “In attesa di Vostre notizie porgo i miei più cordiali saluti“, “Cordiali saluti”, “Distinti saluti“.
Rivolgersi al destinatario utilizzando sempre i pronomi personali “Lei” oppure “Voi”, con la lettera iniziale scritta in maiuscolo e con espressioni di cortesia: “La ringrazio”, “la Vostra Ditta/Società”, “La ringrazio per l’attenzione e La saluto cordialmente”.
Dopo la formula di saluto, è bene lasciare un paio di righe di spazio e specificare luogo e data in cui la missiva è stata redatta. Infine, si proceda a redigere in basso e a destra il proprio nome e cognome ed apporre la propria firma per esteso. Ecco come chiudere la lettera formale e commerciale.
Si può inserire il Post scriptum o P.S. che serve a enfatizzare un’idea o un concetto già espresso nel corpo della missiva. Si inserisce in basso a sinistra, sotto la firma.
Di seguito, si riporta come deve essere strutturata la lettera commerciale.
